Privacy Statement

Privacy Statement

H.S.V. The Flags, hierna “de vereniging”, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit Privacy Statement wordt heldere en transparante informatie geven over hoe binnen de vereniging wordt omgaan met persoonsgegevens. De vereniging doet er alles aan om de privacy van haar leden te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
– persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
– verwerking van persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– de leden om uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd als deze nodig is voor de verwerking van hun persoonsgegevens;
– passende technische en/of organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
– geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– de leden op de hoogte zijn van hun rechten omtrent hun persoonsgegevens en de vereniging haar leden hier op wil wijzen en deze rechten respecteert.

Het bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van de leden. Indien er na het doornemen van dit privacy reglement, of in algemenere zin, vragen hierover zijn of men contact met het bestuur wenst op te nemen kan dit via het secretariaat. De correspondentiegegevens van het secretariaat staat vermeld op de website.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van onze leden worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
– het lidmaatschap van de vereniging conform artikel 4 van de statuten;
– het communiceren met de leden aangaande de doelen van de vereniging zoals omschreven in artikel 3 van de statuten;
– Voor het automatisch incasseren van de contributie zoals deze conform artikel 13 van de statuten zal worden vastgesteld;
– Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor zover deze verband houden met zaken die de vereniging, of de sportbond waarbij de vereniging is aangesloten, aangaan, alles in de breedste zin van het woord.

Voor de bovenstaande doelstellingen worden de volgende persoonsgegevens gevraagd:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Adres;
– Postcode;
– Woonplaats;
– Telefoonnummer (bij minderjarige leden ook van de wettelijk vertegenwoordiger);
– E-mailadres (bij minderjarige leden ook van de wettelijk vertegenwoordiger);
– Geslacht;
– Pasfoto;
– IBAN.

Verstrekking aan derden

De gegevens die aan ons worden verstrekt kunnen aan derde partijen worden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde partijen zoals omschreven in artikel 3.2a en 4.6 van de statuten.

Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan partijen (verwerkers) waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Indien het, om welke reden dan ook, noodzakelijk is of wordt aan andere partijen (verwerkers) persoonsgegeven door te geven worden hierbij uiteraard de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.

Verder worden persoonsgegevens niet verstrekte aan andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens kan opvragen. In een dergelijk geval bestaat de verplichting hieraan medewerking te verlenen en deze gegevens af te geven. Tevens worden op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van een lid diens persoonsgegevens gedeeld met derden. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
– Alle personen die namens de vereniging van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
– Op de software waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen wordt een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid gehanteerd;
– Alle maatregelen worden regelmatig getest en geëvalueerd;
– Alle vertegenwoordigers van de vereniging zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent gegevens

Elk lid heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die geregistreerd zijn (met in acht name van datgene wat geregeld is in artikel 4 van de statuten). Tevens kan bezwaar worden gemaakt tegen de verwerking van deze persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de vereniging of door één van diens verwerkers. Ook bestaat het recht de verstrekte gegevens te laten overdragen aan een andere partij indien dit gewenst wordt. Voor één van bovenstaande verzoeken dient een schriftelijk verzoek voorzien van een legitimatie te worden ingeleverd bij de ledenadministratie (ledenadmin@lisse-flags.nl) voordat gehoor wordt geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mochten er klachten zijn over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als je naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!